מדובר בתפקיד מרכזי וחשוב בלב העשייה המשרדית של חברה מובילה בתחום הביוטי והקוסמטיקה – Office Administrator.
התפקיד כולל איוש וניהול שוטף של עמדת הקבלה לצד משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות.
משרה מלאה, ימים א'-ה', 8:30 –17:00 (מהמשרד בלבד).
• ניהול עמדת הקבלה- כולל איוש וניהול שוטף של דלפק הקבלה, מתן מענה פנים -ארגוני לעובדי החברה ושירות מקצועי למבקרים חיצוניים, אורחים וספקים.
• מענה טלפוני וניהול מרכזייה - טיפול בשיחות נכנסות, ניתוב מדויק של שיחות לגורמים הרלוונטיים בארגון, ומתן מענה ראשוני לפניות טלפוניות.
• ניהול יומנים עבור חדרי הישיבות, תיאום פגישות ותזמון משאבים בהתאם לצרכי ההנהלה והצוותים.
• ארגון ישיבות - ארגון מלא של פגישות ואירועים פנימיים וחיצוניים, לרבות אירוח אורחים, הכנת חדרי ישיבות, ותיאום לוגיסטי כולל.
• השלמת מלאי מוצרי החברה לעמדות ייעודיות ברחבי המשרד והזמנת מלאי עתידי. כולל הקפדה על מלאי זמין של מוצרי החברה לרווחת העובדים והאורחים.
• ניהול דואר ומשלוחים - איסוף, מיון וחלוקה למחלקות ולעובדים הרלוונטיים בחברה.
• תחזוקה שוטפת של המרחב המשרדי והנראות
• ניהול מערכת חניון
• קשר שוטף מול ספקי תקשורת, אינטרנט, מרכזייה וטלפונים סלולריים.
• ניהול מערך כרטיסי ביקור של מנהלי החברה לרבות הנפקה והזמנות.
• הפקת דף קשר ארגוני ועדכונו בשוטף.
• סיוע בפרויקטים ומשימות תפעוליות למחלקה.
• ניהול הזמנות מוצרי עובדים מהמחסן - קבלת הזמנות ופניות מעובדים, מעקב אחר מלאים וסטטוס הזמנות, קבלת הסחורה וחלוקה לעובדים.
דרישות:
• ניסיון קודם בתפקידי קבלה/אדמיניסטרציה
• ראש גדול, שירותיות, אחריות, יוזמה ויכולת לעבוד באופן עצמאי.
• אנגלית ברמה טובה- חובה! כתיבה, קריאה ודיבור.
• יישומי מחשב וטכנולוגיה :שליטה מלאה בתוכנות Office Microsoft בדגש על Excel , Outlook ו-PowerPoint
• תודעת שירות גבוהה עם כישורי תקשורת, multitasking, יכולת ארגונית גבוהה, יכולת עבודה תחת לחץ וייצוגיות.
• אחריות אישית וגישה פרואקטיבית לפתרון בעיות.
התפקיד כולל איוש וניהול שוטף של עמדת הקבלה לצד משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות.
משרה מלאה, ימים א'-ה', 8:30 –17:00 (מהמשרד בלבד).
• ניהול עמדת הקבלה- כולל איוש וניהול שוטף של דלפק הקבלה, מתן מענה פנים -ארגוני לעובדי החברה ושירות מקצועי למבקרים חיצוניים, אורחים וספקים.
• מענה טלפוני וניהול מרכזייה - טיפול בשיחות נכנסות, ניתוב מדויק של שיחות לגורמים הרלוונטיים בארגון, ומתן מענה ראשוני לפניות טלפוניות.
• ניהול יומנים עבור חדרי הישיבות, תיאום פגישות ותזמון משאבים בהתאם לצרכי ההנהלה והצוותים.
• ארגון ישיבות - ארגון מלא של פגישות ואירועים פנימיים וחיצוניים, לרבות אירוח אורחים, הכנת חדרי ישיבות, ותיאום לוגיסטי כולל.
• השלמת מלאי מוצרי החברה לעמדות ייעודיות ברחבי המשרד והזמנת מלאי עתידי. כולל הקפדה על מלאי זמין של מוצרי החברה לרווחת העובדים והאורחים.
• ניהול דואר ומשלוחים - איסוף, מיון וחלוקה למחלקות ולעובדים הרלוונטיים בחברה.
• תחזוקה שוטפת של המרחב המשרדי והנראות
• ניהול מערכת חניון
• קשר שוטף מול ספקי תקשורת, אינטרנט, מרכזייה וטלפונים סלולריים.
• ניהול מערך כרטיסי ביקור של מנהלי החברה לרבות הנפקה והזמנות.
• הפקת דף קשר ארגוני ועדכונו בשוטף.
• סיוע בפרויקטים ומשימות תפעוליות למחלקה.
• ניהול הזמנות מוצרי עובדים מהמחסן - קבלת הזמנות ופניות מעובדים, מעקב אחר מלאים וסטטוס הזמנות, קבלת הסחורה וחלוקה לעובדים.
דרישות:
• ניסיון קודם בתפקידי קבלה/אדמיניסטרציה
• ראש גדול, שירותיות, אחריות, יוזמה ויכולת לעבוד באופן עצמאי.
• אנגלית ברמה טובה- חובה! כתיבה, קריאה ודיבור.
• יישומי מחשב וטכנולוגיה :שליטה מלאה בתוכנות Office Microsoft בדגש על Excel , Outlook ו-PowerPoint
• תודעת שירות גבוהה עם כישורי תקשורת, multitasking, יכולת ארגונית גבוהה, יכולת עבודה תחת לחץ וייצוגיות.
• אחריות אישית וגישה פרואקטיבית לפתרון בעיות.